Beruf / Berufsbild Europasekretärin ESA

Technik der Kommunikation

Kontaktpflege und Networking sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit, um rasch an wichtige Informationen zu kommen. Und standortübergreifende Teams nehmen in der internationalen Welt ständig zu und müssen koordiniert werden. Auch für die "ESA"-Absolventen bedeutet dies "virtuelle Büroteamarbeit" über vernetzte Datenbanken, Arbeit im Zug am Laptop oder rasch über das Smartphone im Café, wenn Termine online koordiniert werden müssen. 

Neugierde auf zukünftige technische Entwicklungen - etwa Office-Anwendungen im Cloud-Computing - sind sicherlich von Vorteil, denn die Kommunikationstechnik entwickelt sich rasant. Und wer mag nicht später einmal vor dem magischen Bildschirm arbeiten, wie wir ihn im Science-Fiction-Thriller Minority Report (mit Tom Cruise) bewundern konnten? Selbst leitende Führungskräfte tippen heute ihre Berichte selbst in den Laptop und versenden sie online - was der Office/Marketing Manager beherrschen muss, ist die "Hightec-Zone" im Büro. Dazu gehören Serienbriefe aus einer integrierten Datenbank, alle gängigen Office-Programme wie WORD, EXCEL, POWERPOINT und ACCESS, perfekte Geschäftsbriefe in Deutsch und Fremdsprachen und Präsentationstechniken.

Assistenz der Geschäftsleitung

Ihre Allgemeinbildung, Ihre fundierten Sprachenkenntnisse und Ihr breite Fachausbildung prädestinieren Sie für eine enge Zusammenarbeit mit der Leitungsebene. Auch auf internationale Ebene koordinieren Sie Projekte, bereiten Sitzungen vor, führen Protokoll incl. der Terminüberwachung, kümmern sich um das Travel-Management, organisieren Firmen-Events und nehmen an Abstimmungsrunden zwischen Abteilungs- und Projektleitern teil. Man geht davon aus, dass ein moderner Assistent im Office Management nur etwa 20% der Arbeitszeit mit Schreibarbeit und 80% mit Managementtätigkeiten verbringt (Quelle: tempra365, 5/2011). 

Damit ist Eines deutlich geworden: Sie werden in der Regel als Repräsentant der Leitung eines Unternehmens angesehen. Ihr persönliches Auftreten und Erscheinungsbild, Ihre Allgemeinbildung sowie Ihre Integrität und Loyalität sollten daher immer wichtige Merkmale Ihrer beruflichen Einstellung sein. Und zu Ihrer Persönlichkeit sollte auch der Mut gehören, von Ihrem Chef Termine und Entscheidungen einzufordern oder Geschäftsvorfälle selbständig nach Wichtigkeit zu sortieren und zu filtern.

AssistentIn oder SekretärIn?

"Europasekretär" als Berufsbezeichnung ist in den 60er Jahren entstanden, und die Aufgaben werden heute zutreffend mit Office Management umschrieben. "AssistentIn oder SekretärIn: Das fragt sich sicherlich heute so manch einer, wenn man die gängigen Stellenausschreibungen anschaut. Manchmal sind die gleichen Anforderungsprofile mit einem anderen Stellennamen versehen. Aber wie kommt dieser Wandel? Immer mehr ist von der AssistentIn, OfficeManagerIn, Executive Assistant etc. die Rede. Gibt es die SekretärIn etwa nicht mehr?
Eine gewagte These, die so auch nicht zutrifft. Der Grund für die unterschiedlichen Bezeichnungen liegt vielmehr darin, dass es für keine der beiden Positionen ein festgeschriebenes Berufsbild gibt. Jedes Unternehmen betitelt seine Stellen deshalb auch anders. Es gibt SekretärInnen, die Assistenzaufgaben übernehmen und genauso gibt es AssistentInnen, die vor allem Sekretariatstätigkeiten ausüben. Klassischer Weise unterscheidet man die beiden Positionen nach dem, was die Vorgesetzten von der Position erwarten. Herrschen viele Briefwechsel, Wiedervorlage und Ablage vor, ist eher die Sekretärin gefragt. Fällt dies wenig an und gehört zum Beispiel das Einholen von Angeboten, Personalaufgaben,  Informationsbeschaffung und Projektaufgaben mehr zum Alltag, ist man eher AssistentIn als SekretärIn.
Letztendlich liegt es vor allem an dem Gespann aus Vorgesetztem und MitarbeiterIn, da von dem Titel alleine keine Qualifizierung abgeleitet werden kann. Aber die StelleninhaberIn hat die Möglichkeit, sich in die eine wie in die andere Richtung zu entwickeln, bzw. die Stelle dahingehend im Vorfeld aszuwählen." (Secretary Plus, Newsletter vom 19.09.2013)

Arbeitsfelder

Arbeitsfelder finden Sie in allen international ausgerichteten Unternehmen, insbesondere im Bereich Handel, Investmentbanken, Touristikunternehmen, internationalen Speditionen, Kanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Die Mitarbeit oder Leitung eines Office - oftmals auf Leitungsebene - vermittelt Ihnen dabei spannende Einblicke in betriebliche Zusammenhänge. Zunehmend kommen auf die Europasekretäre/-innen auch repräsentative Aufgaben hinzu, insbesondere wenn der Chef wegen Auslandsreisen vor Ort vertreten werden muss. Eines sollte aber mittlerweile klar sein: auf einen "nine to five-job" zielt die ESA-Ausbildung nicht!

Karriere, stepstone & Co

Ihre Karrierechancen sind so gut, dass oft bereits vor Ausbildungsende Anstellungen vereinbart werden können. Aus diesen Assistenztätigkeiten im Angestelltenverhältnis kann sich jedoch durch berufliche Netzwerke zukünftig auch eine Selbständigkeit entwickeln: Dies reicht vom "virtuellen Büro" moderner Bürodienstleister über eine Tätigkeit als Seminartrainer oder Buchautor bis hin zum "Assistenzcoaching", wie dies eine ehemalige Schülerin der Würzburger Dolmetscherschule derzeit erfolgreich praktiziert. 

Nutzen Sie Portale wie stepstone, um sich bereits jetzt ein unabhängiges Bild vom Arbeitsmarkt zu machen. Geben Sie als Suchbegriffe nicht nur "Europasekretär" ein, sondern auch "Personal Assistent", Assistent der Leitung, Office Manager u.ä. - denn je nach Unternehmensgröße und Tätigkeit variieren die Berufsbezeichnungen für vergleichbare Anforderungsprofile erheblich.

 

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